Într-un efort susținut de digitalizare a relației dintre companii și ANAF, România a adoptat unul dintre cele mai riguroase și standardizate modele internaționale de raportare fiscală Declarația 406 SAFT, cunoscută și sub numele de SAF-T (Standard Audit File for Tax).
Această declarație a fost introdusă pentru a eficientiza controalele fiscale, pentru a reduce birocrația și pentru a înlocui interacțiunile bazate pe documente fizice sau fișiere disparate, greu de urmărit și de verificat. În esență, este un fișier electronic structurat care transmite autorităților fiscale un rezumat complet al activității financiare și contabile a unei firme.
Declarația 406, un proces în etape Declarația SAF-T nu a devenit obligatorie pentru toate firmele dintr-odată. ANAF a ales o abordare treptată, astfel încât companiile să aibă timp să-și ajusteze sistemele și fluxurile interne. Iată cum a arătat implementarea:
Această abordare etapizată are ca scop sprijinirea tranziției digitale într-un mod sustenabil, oferind timp companiilor să se adapteze, mai ales în ceea ce privește colectarea și organizarea datelor.
Fișierul SAF-T este unul complex, dar bine structurat. ANAF a publicat o schemă XML clară, care organizează datele în mai multe module, fiecare reflectând o zonă diferită a activității unei companii. Iată componentele principale:
1. General Ledger (Registrul General)
2. Customer și Supplier Master Files
3. Invoice Data
4. Payments
5. Inventory
6. Fixed Assets
7. General Info
8. Tax Table & Codificări
Fiecare element trebuie să fie completat conform regulilor tehnice stabilite de ANAF, altfel fișierul va fi respins la validare.
Companiile care folosesc un ERP au un avantaj imens în fața celor care încă procesează datele manual. Iată de ce:
Declarația 406 nu e opțională dar poate fi simplă Indiferent de mărimea firmei tale, Declarația 406 este o obligație fiscală pe care nu o poți evita. Dar ceea ce poți controla este felul în care o gestionezi. Dacă lucrezi cu un ERP, întregul proces devine automatizat, organizat și predictibil.
În loc să pierzi timp și să-ți asumi riscuri cu raportări incomplete sau eronate, poți genera fișierul corect în câteva minute, având toate datele la îndemână. Un ERP nu e doar un instrument de raportare, ci un partener de încredere pentru conformitate fiscală și eficiență operațională.
Această declarație a fost introdusă pentru a eficientiza controalele fiscale, pentru a reduce birocrația și pentru a înlocui interacțiunile bazate pe documente fizice sau fișiere disparate, greu de urmărit și de verificat. În esență, este un fișier electronic structurat care transmite autorităților fiscale un rezumat complet al activității financiare și contabile a unei firme.
Cum a fost implementată
Declarația 406, un proces în etape Declarația SAF-T nu a devenit obligatorie pentru toate firmele dintr-odată. ANAF a ales o abordare treptată, astfel încât companiile să aibă timp să-și ajusteze sistemele și fluxurile interne. Iată cum a arătat implementarea:
- Ianuarie 2022 → Mari contribuabili - primele firme obligate să transmită fișierul SAF-T lunar sau trimestrial, în funcție de categoria fiscală.
- Ianuarie 2023 → Contribuabili mijlocii - obligația a fost extinsă către firmele de dimensiuni medii, cu aceleași cerințe de structură și periodicitate.
- Ianuarie 2025 → Contribuabili mici - incepând cu această dată, toate firmele înregistrate în scopuri de TVA, inclusiv microîntreprinderile, vor fi nevoite să depună declarația 406.
Această abordare etapizată are ca scop sprijinirea tranziției digitale într-un mod sustenabil, oferind timp companiilor să se adapteze, mai ales în ceea ce privește colectarea și organizarea datelor.
Ce conține, mai exact, Declarația 406?
Fișierul SAF-T este unul complex, dar bine structurat. ANAF a publicat o schemă XML clară, care organizează datele în mai multe module, fiecare reflectând o zonă diferită a activității unei companii. Iată componentele principale:
1. General Ledger (Registrul General)
- Informații contabile de bază
- Balanțe de verificare
- Conturi contabile folosite
2. Customer și Supplier Master Files
- Lista clienților și furnizorilor
- Coduri fiscale, denumiri, adrese
3. Invoice Data
- Facturi de vânzare și de cumpărare
- Data emiterii, tip document, valoare, TVA, coduri de produs
4. Payments
- Plăți încasate sau efectuate
- Referință la factură, dată plată, valoare, tip de plată
5. Inventory
- Mișcări de stoc
- Cantități, produse, locații, operațiuni (intrări, ieșiri)
6. Fixed Assets
- Lista activelor imobilizate
- Valoare de achiziție, amortizare, reevaluări
7. General Info
- Informații despre contribuabil
- Tipul declarației (inițială, rectificativă), perioada raportată, detalii despre sistemul ERP folosit
8. Tax Table & Codificări
- Coduri de TVA, taxe, monede, unități de măsură - toate standardizate
Fiecare element trebuie să fie completat conform regulilor tehnice stabilite de ANAF, altfel fișierul va fi respins la validare.
De ce e mai simplu cu un ERP?
Companiile care folosesc un ERP au un avantaj imens în fața celor care încă procesează datele manual. Iată de ce:
- Toate datele sunt deja în sistem - facturile, plățile, stocurile, clienții și activele sunt gestionate într-un singur loc. Nu mai trebuie să aduni informații din surse diferite.
- Exportul se face automat - un ERP modern are funcționalitate nativă de generare a fișierului SAF-T în format XML conform specificațiilor ANAF. Asta înseamnă zero erori de structură.
- Validări automate - multe ERP-uri oferă avertismente dacă lipsește o informație esențială, înainte de a ajunge la validatorul oficial.
- Proces complet într-un singur loc - generezi, semnezi digital și trimiți fișierul fără să treci prin aplicații externe sau tool-uri auxiliare.
- Actualizări continue - dacă ANAF schimbă schema SAF-T, ERP-ul se actualizează automat. Nu trebuie să faci nimic în plus.
Declarația 406 nu e opțională dar poate fi simplă Indiferent de mărimea firmei tale, Declarația 406 este o obligație fiscală pe care nu o poți evita. Dar ceea ce poți controla este felul în care o gestionezi. Dacă lucrezi cu un ERP, întregul proces devine automatizat, organizat și predictibil.
În loc să pierzi timp și să-ți asumi riscuri cu raportări incomplete sau eronate, poți genera fișierul corect în câteva minute, având toate datele la îndemână. Un ERP nu e doar un instrument de raportare, ci un partener de încredere pentru conformitate fiscală și eficiență operațională.